5 conseils pour limiter les dégâts
Les conditions météorologiques peuvent jouer un rôle important dans l’organisation d’un événement. Elles sont bien sûr importantes pour l’événement en lui-même mais aussi pour les parkings. Surtout lorsqu’on fait usage de parkings temporaires sur des surfaces en terre (pelouses, prairies,…), les pluies abondantes peuvent poser des problèmes.
Les pluies extrêmes en juin ont frappé un certain nombre de festivals, d’où certains parkings et campings ne pouvaient pas être utilisés ou seulement partiellement. Pendant Graspop à Dessel seulement un nombre limité de parkings était disponible. La capacité était insuffisante pour le nombre de voitures prévues. Rock Wechter et TW Classic ont également dû faire face à des conditions météorologiques extrêmes. De ce fait, un grand nombre de parkings et de campings n’ont pas pu être utilisés. Le plan de mobilité pour les deux festivals a donc été complètement revu et bouleversé. Des parkings à distance ont été utilisés et des navettes ont été mises en place pour ramener les visiteurs des parkings au site du festival.
Grâce à une bonne préparation beaucoup de problèmes peuvent être évité en cas de pluies intenses. Nous vous donnons d’ores et déjà 5 conseils:
1. Mieux vaut prévenir que guérir.
Lors de l’élaboration du plan de mobilité, nous vous conseillons de rechercher des parkings qui peuvent supporter de fortes pluies. Evitez les terrains sous-élevés et les terrains de terre contenant de l’argile. Les terrains les plus appropriés sont naturellement les terrains à surface dure. Durant les weekends, un grand nombre de parkings d’entreprises ou de zones industrielles sont disponibles. Bien souvent, il est possible, sur simple demande d’en faire usage pour des événements.
2. Ne surestimez pas la capacité résiduelle.
Le mauvais temps signifie rarement un déroulement sans problème. Dans de nombreux cas vous pourrez quand même faire usage d’une partie des parkings. Mais ne surestimez pas la capacité résiduelle. A cause de la pluie, les terrains et les allées sont en mauvais état, les parties où de nombreuses voitures passent seront abîmées et deviendront inutilisables, ce qui rend le stationnement difficile, les accès pour entrées et sorties seront limités…
Tous ces facteurs auront un impact important sur le flux du trafic vers et au départ des parkings. De ce fait la capacité résiduelle disponible ne pourra pas être complètement utilisée, des problèmes supplémentaire de stationnement peuvent surgir et les visiteurs devront faire face à de plus longues files d’attente tant à l’arrivée qu’au départ.
3. Veillez à donner une communication claire.
La capacité de stationnement est limitée, moins de places de parkings sont disponibles, un certain nombre de parkings n’est pas utilisable… Ce sont des messages de confusion pour les visiteurs. Est-ce que je vais trouver une place ce parking? Où puis-je stationner? Le visiteur a besoin d’informations claires au sujet de l’accessibilité. La seule chose que l’organisateur souhaite éviter est que le visiteur reste à la maison. La modification de situation doit être donnée dans un message clairement formulé afin de pouvoir adapter le comportement du visiteur. «Venez à l’événement mais utilisez les parkings à distance». Ou «Ne venez pas en voiture mais utilisez les trains de nuit ou les navettes». Ou «Utilisez les parkings d’urgence».
Au besoin, le message peut être différencié selon la cible de public. Ainsi les VIPs ou visiteurs qui font usage des campings auront d’autres informations que les visiteurs d’un jour.
4. Prévoyez des alternatives.
Il est souhaitable de prévoir quelques scénarios d’urgence au cas où un problème se présente à cause d’une averse inattendue. Faire un inventaire des parkings d’urgence à envisager et établir la liste des coordonnées des propriétaires. Les plans de signalisation pour ces scénarios d’urgence peuvent être préparés. Ces scénarios peuvent être négociés avec les autorités et la police, ainsi tout le monde sera au courant. Ainsi ces scénarios d’urgence peuvent être activés rapidement en cas de nécessité.
5. N’hésitez pas à prendre une décision.
Les visiteurs d’un événement sont le plus facilement accessibles avant leur départ. N’attendez donc pas trop longtemps pour activer un scénario d’urgence. Plus tôt vous commencez, au mieux il peut être élaboré et au mieux les visiteurs peuvent être informés. Ainsi vos visiteurs auront suffisamment de temps pour ajuster leur comportement de voyage ou pour chercher des alternatives.
Avec ces conseils, vous pouvez en tant qu’organisateur déjà éviter beaucoup de problèmes. Et si vous êtes surpris par une averse imprévue lors d’un événement veillez à avoir quelques tracteurs en «standby» pour débloquer les voitures!
Vous avez encore d’autres questions concernant l’élaboration de certaines mesures ? N’hésitez pas à nous contacter.
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